Elmia respekterar din integritet och skyddar dina personuppgifter enligt gällande lagstiftning, branschregler och etiska normer. Vårt arbete är anpassat till GDPR, General Data Protection Regulation, EU-förordning nr 2016/679 (Dataskyddsförordningen), som gäller i alla EU:s medlemsländer från den 25 maj 2018.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Elmia AB, organisationsnummer 556354-2413, Box 6066, 550 06 Jönköping.

Insamling och behandling av personuppgifter

Elmia samlar in personuppgifter på flera olika sätt, antingen direkt från dig eller från våra samarbetspartners.

Genom Elmias digitala kanaler erbjuder vi dig att beställa information, ställa frågor, köpa biljetter och registrera dig till våra mässor och andra event. När du registrerar dig lämnar du uppgifter om bland annat namn, e-postadress, postadress, telefonnummer och eventuellt också det företag du arbetar på. För att vi ska kunna förbereda ditt besök och anpassa vår kommunikation och erbjudanden till dig kan vi även komma att spara vissa uppgifter om dina intressen, om du lämnat detta vid registreringen. Det kan till exempel handla om seminarier och föreläsningar du vill besöka eller produkter du är intresserad av.

Personuppgifter kan också samlas in genom samarbetspartners till Elmia, till exempel externa arrangörer av mässor och event på Elmia eller utförare av vissa uppdrag för Elmia.

Elmia kan också komma att hämta uppgifter från allmänt tillgängliga källor, till exempel offentliga register, i syfte att ge dig adekvat information och erbjudanden kopplade till våra mässor och event.

Varje behandling av personuppgifter motiveras av en eller flera av följande rättsliga grunder:

Fullgörande av avtal, fullgörande av rättslig förpliktelse, samtycke, berättigat intresse, dokumentera/utveckla vår verksamhet eller förhindra och förbygga brottslig verksamhet.

Fullgörande av avtal kan till exempel handla om att Elmia måste ha vissa personuppgifter vid biljettköp.

Fullgörande av rättlig förpliktelse kan vara personuppgifter vi måste ha för att uppfylla de krav som ställs på oss enligt bokföringslagen.

Samtycke frågar vi dig efter i vissa fall, till exempel om vi behöver dina personuppgifter till en tävling eller om du anmäler dig till ett nyhetsbrev, etc. Om en behandling av dina uppgifter endast är motiverad genom ett lämnat samtycke kan du när som helst på egen hand återkalla detta alternativt kontakta oss och få hjälp med detta.

Berättigat intresse är det intresse vi anser oss ha som företag av att marknadsföra våra arrangemang till dig som är yrkesverksam inom den aktuella branschen. Det är då fråga om en intresseavvägning, där vi anser att vårt intresse väger tyngre än ditt intresse av att inte ta del av vår marknadsföring.

Vid marknadsföringsutskick via e-post kan du tacka nej till fler utskick genom att antingen meddela oss via adress nedan eller använda den avregistreringslänk som finns i utskicket.

Skydd för personuppgifter och lagringstid

Elmia arbetar ständigt med att upprätthålla och förbättra skyddsåtgärder för personuppgifter. Sådant skydd kan till exempel bestå av fysiskt skydd (tillgång till IT-system, byggnader etc.), skydd mot dataintrång och virusattacker och skydd för tillgänglighet, t.ex. att endast behöriga personer kan arbeta med de personuppgifter vi lagrar.

Som en del av vårt säkerhetsarbete uppdaterar och rensar vi databasen regelbundet, till exempel genom att ta bort e-postadresser som studsar eller returer på utskick vi gjort med post.

Vi lagrar dina personuppgifter för att kunna uppfylla de ändamål som beskrivits ovan. Lagringstider för personuppgifter varierar beroende av vilket förhållande du har till Elmia, om du t.ex. är utställare eller besökare och vilken slags kommunikation som avses. Sådan kommunikation kan t.ex. vara nyhetsbrev med information till utställare eller marknadsföring och upplysningar till besökare.

Lagringstiderna är också beroende på vilken mässa eller event uppgifterna avses att användas i. Flera av våra mässor återkommer med kortare eller längre intervall. Gallring sker löpande i samband med att en mässa avslutas och marknadsföringen för nästa upplaga av den mässan påbörjas. Som längst kan användningen av personuppgifter vara i 8 år.

Om du önskar avbryta lagringen av dina personuppgifter i förtid kan du begära detta genom en skriftlig framställan till oss, se adress nedan under ”Dina rättigheter”.

Så här använder vi personuppgifter

Elmia hanterar och använder dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden mot dig och kunna förbereda ditt besök, anpassa erbjudanden och information till dig så att du får vår bästa service. Uppgifterna används även för att vi ska kunna utveckla våra produkter och tjänster och skapa en ännu bättre mötesplats.

Dina personuppgifter lagras och används exempelvis för information, nyhetsbrev via e-post, marknadsföring eller marknadsundersökningar om våra mässor och event.

Elmia kan även komma att förmedla uppgifter till våra närstående företag som genom olika uppdrag bistår oss i arbetet med våra mässor och event. Det innebär att både Elmia och våra närstående samarbetspartners och uppdragstagare kan komma att använda dina personuppgifter för att kontakta dig genom till exempel telefonsamtal, sms eller e-post med nyhetsbrev, direkt marknadsföring till dig, digitala inbjudningar eller marknadsundersökningar.

Om du besöker ett event som arrangeras av en annan arrangör på Elmia kan Elmia även komma att lämna ut dina personuppgifter till denna arrangör i samma syfte.

Elmia överför inte personuppgifter till länder utanför EU/EES. På vissa av våra fackmässor deltar utställare från länder utanför EU/EES, som kan efterfråga personuppgifter för egen del, se nedan under rubriken ”På mässan”.

Elmia använder inte information från barn eller minderåriga och bedriver ingen marknadsföring riktad mot barn eller minderåriga.

På mässan

På flera av våra arrangemang kommer du att bära en badge, en namnbricka, med personuppgifter och en streckkod. Denna kod scannas vid entrén när du går in på en mässa eller ett event på Elmia.

På fackmässor, där du besöker mässan i din yrkesroll, kan utställare köpa tjänst som innebär besökaravläsning, det vill säga möjlighet att scanna av dina uppgifter på denna badge för yrkesmässig användning. En sådan scanning kan till exempel ske när en utställare använder Elmias applikation Elmia Plus för att samla in elektroniska visitkort i syfte att samla nya affärskontakter på mässan.

Om badgens streckkod scannas av annan part än Elmia under arrangemanget får denna part tillgång till de uppgifter du lämnat till Elmia. Scanning av badgen innebär att dina uppgifter, inklusive information om din närvaro på det aktuella eventet, förmedlas till denna part. Det är alltid du som avgör vem som scannar din badge och vem som på så sätt får tillgång till dina uppgifter. Du har rätt att avstå från scanning från utställare, sponsorer, branschföreningar m.fl. på arrangemanget, men inte från den scanning som arrangören gör vid entrén.

Om en utställare från ett land utanför EU/EES har köpt tjänsten besökaravläsning och scannar din badge kan inlästa personuppgifter föras över till dennes hemland. Om du inte vill att detta ska ske bör du avstå från scanning.

Om du får en personlig inbjudan från en utställare och använder denna för att registrera dig som besökare på arrangemanget innebär denna registrering att utställaren får tillgång till dina personuppgifter, inklusive information om din närvaro på det aktuella eventet

Fotografering och film

Även bilder och filmer som lagras digitalt kan vara personuppgifter. Elmia arbetar allmänt med bilder och filmer på våra mässor och event. Det är en viktig del av att visa upp vår mötesplats i marknadsföringssyfte. Vi använder bilder och filmer på våra webbsidor, sociala medier och i annat marknadsföringssyfte för Elmia och våra arrangemang.

En mässa eller ett event räknas i allmänhet som en publik plats där allmän fotografering är tillåten. Elmia har ett berättigat intresse att dokumentera verksamheten med generella foton och filmer, och sådana bilder kan därmed komma att användas utan att varje enskild person på bilden tillfrågas.

Enligt GDPR krävs särskilt samtycke för en personuppgift som är identifierande och där enskilda personer står i fokus. Det innebär att vi behöver ha ditt särskilda samtycke när bilder och filmer tas för att användas eller lagras digitalt, där det klart framgår att det är du på bilden eller filmen. Elmia arbetar med skriftliga tillstånd vid sådan upptagning av bild eller film, och det gör även de uppdragstagare som arbetar med detta på uppdrag för Elmia.

Alla bilder och filmer hanteras ansvarfullt och med respekt för den personliga integriteten.

Dina rättigheter

Elmia skyddar dina personuppgifter både genom tekniska säkerhetsåtgärder och genom bestämmelser inom vår organisation. Åtkomst till personuppgifter kan endast ske genom lösenordskyddad inloggning av behörig personal eller uppdragstagare för Elmia med befogenhet för detta.

Du har rätt att ta del av de personuppgifter som Elmia registrerat om dig och få ett utdrag över dessa.

Du har rätt att återkalla ett tidigare givet samtycke, om registreringen bygger på samtycke. Det gör du genom att skicka en skriftlig begäran till oss.

Vi eftersträvar att alla uppgifter och information som samlas in ska vara korrekta. Du har rätt till rättelse och vi vill gärna att du kontaktar oss så att eventuellt felaktiga uppgifter kan korrigeras eller kompletteras.

Du kan när som helst höra av dig till oss och meddela om du inte vill att dina personuppgifter ska användas för marknadsföringsändamål. Meddela helst detta skriftligen. Du kan också välja att avregistrera dig från viss information eller välja att bli raderad. Avregistrering från viss information gör du genom att klicka på länken för att avregistrera dig i det e-postmeddelande du fått, till exempel ett nyhetsbrev.

Om du vill att Elmia endast ska använda dina personuppgifter för vissa avgränsade syften kan du begära en begräsning av behandlingen. Om du vill att vi ska upphöra med all behandling av dina personuppgifter kan du i vissa fall begära detta. Vi raderar då samtliga uppgifter som kan kopplas till dig.

Om du vill ta del av dina uppgifter, önskar rättelse av någon uppgift eller har frågor om vår behandling av personuppgifter, kontakta oss:

E-post: data@elmia.se

Postadress: Att: Data, Elmia AB, Box 6066, 550 06 Jönköping

Dataskyddsombud för Elmia AB är Niclas Nordström, Jönköpings kommun, postadress:
Statskontoret, Rådhusparken 1, 551 89 Jönköping
Tel: 036-10 28 02, e-post: STK-dataskyddsombud@jonkoping.se